Легализация документа - это совершение определенных формальных процедур для придания документу юридической силы на территории другого государства. Легализация необходима для возможности предоставления документа, выданного на территории одного государства, в официальные органы другого государства. Иными словами, документ не прошедший легализацию, не будет признаваться на территории другого государства.
Легализация документов может и не требоваться. Это происходит в том случае, если между соответствующими государствами (где выдан документ и где он будет использоваться) заключен двусторонний договор, отменяющий легализацию, как правило, это договор о правовой помощи. В таком случае достаточно, чтобы соответствующий документ был заверен гербовой печатью в том государстве, где он был выдан, например, заверен нотариусом. Для придания такому документу юридической силы на территории другого государства-участника договора о правовой помощи потребуется лишь перевести этот документ на государственный язык этого государства и заверить перевод нотариально.
Если же между государствами договор не заключен, то необходимо прибегнуть к процедуре легализации. Существует два способа легализации документов: консульская легализация и проставление апостиля. Выбор способа легализации зависит от страны, для использования на территории которой документ предназначен, и страны, на территории которой документ составлен.
Обычным порядком легализации является консульская легализация. Каждая страна может устанавливать свои особенности легализации документов. Для уточнения процедуры рекомендуем Вам обратиться в консульскую службу министерства иностранных дел того государства, на территории которого производится легализация. Процесс также отличается в случае легализации оригинала или копии документа. Для примера процесс легализации документов в Беларуси для использования на территории другого государства выглядит следующим образом:
1. Оригиналы документов легализуются в Консульском управлении Министерства иностранных дел Республики Беларусь или в консульских учреждениях Республики Беларусь.
2. Копии документов заверяются у нотариуса, подлинность подписи которого затем удостоверяется Министерством юстиции Республики Беларусь и после этого легализуется Консульским управлением Министерства иностранных дел Республики Беларусь.
3. В любом случае после легализации Консульским управлением Министерства иностранных дел Республики Беларусь необходимо подтвердить подлинность подписи должностного лица, легализовавшего документ, в Посольстве иностранного государства, на территории которого будет использоваться документ, либо в консульских учреждениях Республики Беларусь за рубежом.
Упрощенным порядком легализации является проставление апостиля – специального штампа, проставляемого на каждый документ и не требующего дальнейшего заверения. Сам апостиль является штампом квадратной формы, он ставится либо в конце документа на свободном месте либо на отдельном листе, который при этом должен быть скреплен с документом. Апостилироваться могут как оригиналы так и копии документов, в последнем случае до проставления апостиля, документ должен быть заверен нотариально.
Преимуществом апостиля является не только ускоренная процедура легализации, но и то, что после его проставления документ приобретает силу на территории всех стран – участниц Гаагской конвенции 1961 года, отменившей требование консульской легализации, предусмотрев упрощенную процедуру легализации - проставление штампа "апостиль".
